Monica Gallai è nata a Stia, in Casentino, si è laureata in Lettere all’Università di Firenze, ha conseguito il diploma del corso di Perfezionamento in Problemi e metodi della ricerca storica, presso l’ateneo fiorentino. È stata titolare di un assegno di studio presso l’Università di Conservazione dei Beni Culturali di Bologna, conducendo attività pluriennale di ricerca e di elaborazione delle procedure per la catalogazione informatizzata e la digitalizzazione delle immagini. Collaboratrice dell’Archivio di Stato di Firenze, della Soprintendenza Archivistica per la Toscana, dell’Archivio Fotografico Toscano, del Centro Studi per la Documentazione Storica ed Economica dell’Impresa di Roma, si è occupata principalmente del riordino e dell’inventariazione di vari archivi, tra i quali l’archivio di Giovanni Battista Giorgini, l’archivio dell’architetto Ivo Lambertini, il Fondo Ettore Cortopassi, l’Archivio Storico Enel Firenze. Si è occupata di censimenti nazionali relativi agli archivi d’immagini e agli archivi della moda e dell’organizzazione di convegni, facendo anche parte dei comitati scientifici promotori di tali iniziative.